INTRODUCCIÓN
La Gobernación del Departamento del Atlántico, formula su Política de Gestión Documental bajo una estructura que responde; al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información, los parámetros establecidos en el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015 “Componentes de la política de gestión documental”, al cumplimiento de los objetivos planteados en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG; y al principio de Coordinación, articulación y cooperación, formulado por el Archivo General de la Nación en la Política Pública de Archivos, orientado desde el Archivo General Departamental (Archivo Central del Departamento) y el Consejo Departamental de Archivos del Atlántico.
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, constituido a partir de lo establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, y reglamentado por el Decreto 1499 del 2017, Integró en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de qué trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, “con la finalidad de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio” 1.
El MIPG, plantea un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos; que funciona mediante tres componentes: institucionalidad, operación y medición. El componente operativo se ejecuta a través de un conjunto de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, dentro de las cuales se encuentra la dimensión de Información y comunicación que se desarrolla a través de las políticas de Política Gestión Documental, Política de Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, y la Política de Gestión de la Información Estadística (DAFP, 2021).
Precisamente MIPG, planeta como objetivos de la política de gestión documental : la transparencia en la gestión pública y el acceso a los archivos; recuperar, preservar y difundir el patrimonio documental de la Nación; promover el gobierno abierto; fomentar la modernización de los archivos; impulsar en los servidores públicos, la cultura archivística y el desarrollo de estrategias que permitan fortalecer las capacidades para el adecuado manejo y tratamiento de los archivos; y velar por la recuperación, protección y custodia de los Archivos de los Derechos Humanos, grupos étnicos, comunidades indígenas y población vulnerable.2
La formulación de la política de gestión documental se inspira en los principios generales que rigen la función archivística, según los cuales el objetivo es contar con documentación organizada que permita el uso de su información para la misma administración, la ciudadanía y los investigadores que la utilizan como fuente para la investigación y la historia, y que son coincidentes con la función a cargo de la Dirección Administrativa y el proceso de gestión del patrimonio documental.
