INTRODUCCIÓN
La gobernación del Atlántico, como cabeza de sector territorial para las entidades del departamento, tiene a cargo dentro de sus competencias y funciones designadas, el direccionamiento, asesoramiento, acompañamiento y asistencia técnica en la implementación de las políticas públicas del estado colombiano; para este caso obra en calidad de ente articulador del Sistema Nacional de Archivo SNA para la puesta en marcha de la política archivística definida por el Archivo General de la Nación AGN.
Por su parte, la Administración Departamental del Atlántico a bien a considerado acoger la iniciativa de la creación y puesta en marcha del Sistema Archivístico Departamental del Atlántico SDAATL, como el conjunto de centros archivísticos de las diversas instituciones públicas y privadas de la jurisdicción. El cual dispondrá de los preceptos legales y la regulación definida por el Archivo General de la Nación, así como aquella que se sirva expedir en la misma línea y contribuya al desarrollo territorial.
El sistema departamental de archivos del Atlántico SDAATL, como modelo de integración de los centros archivísticos del territorio, conjuga un sinnúmero de elementos, funciones y características; que al ser identificados, postulados y evaluados; instauran un aporte significativo al desarrollo de la función archivística departamental, dejando de ser un precepto normativo y transformándose en un esquema de operación y funcionamiento para la construcción, rescate, conservación y protección del patrimonio documental territorial.
Desde el 2021, a través del archivo general territorial y el consejo territorial de archivos de la jurisdicción, se ha liderado la transformación, descongestión y el desarrollo de la función archivística territorial; a través de varios ejes temáticos significativos, entre ellos la capacitación, la asistencia técnica y el seguimiento en las entidades públicas y las privadas que ejerzan funciones públicas, adicional a ello ha ejercido como instancia de evaluación y convalidación de los instrumentos archivísticos de clasificación y valoración documental elaborados por las entidades circunscritas; lo anterior, intentando mejor posicionamiento y ranking a nivel nacional; como propuesta e iniciativas de modernización desde el nivel institucional y territorial entorno al desarrollo de la política de patrimonio documental en el territorio y por la naturaleza de contar con un numero de 22 municipios dentro del radio de coordinación como instancia articuladora.
La Gobernación del departamento del Atlántico, en cabeza de la Secretaría General mediante el Plan de desarrollo ”Atlántico para la Gente” articuló metas referentes al fortalecimiento y desarrollo de la función archivística departamental; con ello, la administración central departamental da continuidad al cumplimiento de la Ley General de Archivo en cuanto a la administración y manejo eficiente del proceso de Gestión Documental que en su Título III, define la categorización de los Archivos Públicos según los diferentes niveles del poder público, específicamente los Archivos Departamentales; cuya eficiencia y cumplimiento está a cargo de todos los Departamentos en el país. De igual forma en el título IV define, “su administración” y en este especifica la responsabilidad del Departamento en cuanto al cumplimiento de la eficiencia en la administración del archivo y de todos los documentos que se generen en la gestión y administración pública en todo el Departamento del Atlántico.
En tal sentido, los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos.
Así pues, el Departamento del Atlántico, en el marco de articulación al Sistema Nacional de Archivos SNA liderado por el Archivo General de la Nación en Adelante AGN; tiene asignadas funciones y competencias entorno a:
1. Articulación y desarrollo de la función archivística territorial
2. Seguimiento
El Consejo Departamental de Archivos del Atlántico CDAATL; a través del marco del funcional del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Documental de la Gobernación del Atlántico, en lo relativo al desarrollo de la función archivística territorial, ha dado cumplimiento a lo preceptuado en el plan de acción de la vigencia 2023, desde la articulación, armonización y ejecución del plan de desarrollo departamental “Atlántico para la Gente”.
En consecuencia, de ello, el despliegue de las acciones adelantadas estuvo orientado al logro y al incremento de los resultados (Índice de Desempeño Institucional – Política de Gestión Documental y Archivos), al proceso de modernización administrativa e institucional de los centros archivísticos de la jurisdicción atlanticense y a la protección y construcción del patrimonio documental local.
Para la gestión del presente periodo, fue fundamental trabajar a partir de la continuidad en los logros alcanzados en las vigencias anteriores desde el 2020; disponiendo del reconocimiento como autoridad territorial en materia archivística; y generando confianza, credibilidad y distinción con los centros archivísticos de mayor significancia en lo que respecta a las administraciones centrales municipales (Alcaldías); generando así, un mayor liderazgo de la política en el nivel territorial, un impacto positivo entre los actores del sistema departamental de archivos del Atlántico y finalmente un direccionamiento ejecutivo mayormente gerencial, que garantizara la actualización y descongestión de las tareas y procesos represados a cargo del órgano asesor en las vigencias anteriores.
El despliegue de las acciones se mantuvo dando continuidad, a la presencia institucional (In – Situ), priorizando siete (7) alcaldías municipales con planes de mejoramiento archivístico PMA vigentes con el AGN.
Lo anterior permitió en la mayoría de los casos, constatar la rigurosidad y entereza con la que las administraciones municipales asumieron la dirección de mitigación y cierre de dichos PMA y por ende el desarrollo y fortalecimiento de la función archivística institucional.
La baja percepción de la aplicación de la política archivística a nivel de las alcaldías municipales con PMA vigente, se mantuvo en el municipio de Palmar de Varela, en donde desconocían la existencia de plan y sus antecedentes y la inadvertencia ante dicho proceso se extendió al municipio de Malambo en donde no fue posible adelantar y llevar a cabo la visita de seguimiento semestral, ni lograr un acercamiento concreto a través de las oficinas de control interno institucional respectivamente.
El estado del arte de las administraciones municipales del departamento del Atlántico en la actualidad y su contraste con los antecedentes de la vigencia 2022, denota avance y desarrollo en el fortalecimiento de la función archivística de las alcaldías municipales del Atlántico; concluyendo así un incremento y avance en la gestión en el corto y mediano plazo de dichos centros archivísticos del departamento.
En cumplimiento a las funciones establecidas al consejo territorial de archivo para el presente periodo, se acentuaron las de:
- Apoyo a la gestión de programas y proyectos de los archivos de la jurisdicción.
- Seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas.
- Acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nación.
- Seguimiento y convalidación de instrumentos archivísticos (TRD y TVD).
Las principales recomendaciones para las administraciones municipales, se centraron en:
- Clarificación en la articulación de las metas del PINAR (2020 - 2023) y orientación efectiva a la entrega de archivos con ocasión al cambio de administración en vigencia 2023 con énfasis en producción documental 2020 a 2023 y evidencias documentales de la gestión del gobierno actual. ALINEACION DEL PINAR CON EL PMA VIGENTE.
- Dar a conocer e informar respecto al cumplimiento, avance y reporte de Planes de Mejoramiento Archivístico PMA suscritos con el AGN ante el comité institucional de Gestión y desempeño.
- Aprovechamiento de los recursos dispuestos por el AGN en materia de capacitación y alineación con los planes institucionales de capacitación de las entidades.
- Priorización en la evaluación final, conceptos definitivos y la convalidación por parte del CDAATL.
- Optimización de archivos generales municipales aporte e impacto gobiernos actuales.
De esta manera, se concluyó la etapa respecto al acompañamiento, asesorías, seguimiento e inspección realizado a las entidades y el fortalecimiento de la presente política; la cual se amplía en el correspondiente acápite.
Es importante mantener claridad respecto a el sentido que adquieren las administraciones municipales de la jurisdicción; teniendo en cuenta que fundamentan y estructuran el origen del sistema departamental de archivos del Atlántico SDAATL, como modelo de integración de los centros archivísticos del nivel territorial; a través del cual, se dio continuidad a la puesta en marcha de la estrategia de incremento del índice de desempeño institucional desde de la política de gestión documental y administración de archivos, propendiendo por el desarrollo territorial, la modernización institucional y la protección y construcción del patrimonio documental atlanticense.
El seguimiento y monitoreo, fue concluido para los 7 municipios del departamento con plan de mejoramiento archivístico vigente suscrito con el AGN.
