INTRODUCCIÓN
La elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC), en la Gobernación del Departamento del Atlántico, esta soportado en lo establecido por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) título XI, artículo 46, conservación de documentos, así como en sus normas reglamentarias, especialmente el Acuerdo 006 de 2014, en el cual se establecen las pautas a seguir para formular los planes que conforman el SIC.
La Gobernación del Atlántico, dando cumplimiento a lo señalado en la normatividad archivística vigente, que establece responsabilidades de la administración pública, los servidores públicos como productores, gestores documentales, y los administradores de archivo, con relación a la conservación de los archivos, donde se debe asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, de toda la documentación, desde el momento de su producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital1. Plantea de acuerdo a sus necesidades e identificación de factores, mecanismos e indicadores de deterioro documental encontrados en la revisión de los documentos y depósitos que albergan archivos; y tomando los antecedentes establecidos en el Diagnóstico integral de archivos, elaborado por el Departamento en la vigencia 2017, el presente Sistema Integrado de Conservación (SIC).
Dentro del Sistema Integrado de Conservación (SIC), se formula el plan de conservación documental, donde se establecerán las acciones en corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos. Desarrollando los programas de conservación preventiva:2
- Capacitación y sensibilización
- Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas
- Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
- Monitoreo y control de condiciones ambientales
- Almacenamiento y re-almacenamiento
- Prevención de emergencias y atención de desastres
Este instrumento archivístico debe ser de carácter permanente y contar con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades.
