INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Periodo evaluado: Noviembre 12 de 2016 a Marzo 12 de 2017
Fecha de elaboración: Marzo 30 de 2017.
Modulo Control de Planeación y Gestión.
En el mes de noviembre de 2016 se adelantó el proyecto de Gestión Ética, con el propósito de Fomentar en los funcionarios habilidades y talentos de líderes catalizadores de cambio hacia una cultura organizacional basada en bienestar y valores que permita generar una estrategia de fortalecimiento de los niveles de integridad y compromiso del potencial humano para con la organización y de esta forma facilitar un proceso de comunicación – acción entre las diferentes áreas de la entidad, estableciendo los cimientos para un sistema de funcionamiento único con la implementación de la Metodología de Integración de Acciones Inter-Secretarías (MIAS) diseñada exclusivamente y que responda a las necesidades tanto de la Gobernación del Atlántico como a su resultado de gestión como ente territorial.
El fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico es consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, han adoptado e implementado el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.
El Departamento Administrativo de la Función Pública ha publicado los resultados de la encuesta aplicada para evaluar el Sistema de Control Interno de las entidades del Estado en la vigencia 2016 y la cual es la base para la elaboración del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno que fue presentado en el mes de enero de 2017.
Con base en la metodología planteada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Indicador de Madurez del Modelo Estándar de Control Interno MECI nos permite identificar el estado de desarrollo y fortalecimiento de los componentes del Modelo, orientando a las entidades hacia aquellos aspectos que requieren mayor atención o acciones para su mejora.
En la vigencia 2015 dicho indicador alcanzo un valor de 84.4% ubicando a la entidad en el Nivel SATISFACTORIO. La evaluación reportada para la vigencia 2016 nos muestra un indicador de madurez del MECI de 86.59% manteniéndose en el nivel SATISFACTOTIO, lo que indica que la Gobernación gestiona el modelo de control interno de forma continua y sistemática cumpliendo de forma completa y bien estructurada con la aplicación del modelo.
En lo referente al seguimiento del Entorno de Control se observa que existe una conciencia de control en la entidad que puede influir de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable, es decir, existen las bases para que la cultura del control se materialice en la entidad.
Si bien es cierto que se obtiene un muy buen indicador, se debe profundizar en el manejo de los siguientes temas:
· Suministrar información a partir de las evaluaciones del desempeño de los funcionarios, para mejorar los planes formación, capacitación e incentivos.
· Siempre que se presente algún cambio organizacional, técnico y/o normativo, se debe procurar que los programas de inducción y re-inducción sean revisados, actualizados y divulgados. Lo anterior teniendo en cuenta que la Gobernación del Atlántico adelanta el proceso de Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad.
· Establecer mecanismos que permitan la trazabilidad de cada uno de los procesos diseñados para la operación efectiva de la entidad y Utilizar la estructura organizacional para que los funcionarios entiendan su papel dentro de los procesos
· Continuar el fortalecimiento del Comité de Coordinación de Control interno, con el propósito de identificar las fortalezas y debilidades del Sistema, estableciendo las posibles acciones correspondientes en procura de la mejora continua.
Con respecto al direccionamiento estratégico se analizó el modelo de operación por procesos en toda su complejidad (análisis de necesidades de usuarios, procedimientos, indicadores), como base fundamental para el desarrollo de los planes, programas y proyectos de la entidad. Se incluyó la revisión del diseño y estructura del proceso contable, mas sin embargo se hace necesario fortalecer la evaluación de los procedimientos contables, los cuales son insumos fundamentales para la interacción de todos los procesos y el logro de la eficacia, eficiencia y efectividad en la generación de bienes y servicios.
Con el propósito de contar con un proceso contable adecuadamente estructurado y documentado (caracterización), la Subsecretaría de Contabilidad ha venido adelantando las acciones correspondientes con cada dependencia ordenadora de gasto con el propósito de garantizar la generación de información financiera que cuente con adecuados niveles de calidad, identificando los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable, todo esto basados en la regulación contable y la política institucional.
Si bien el direccionamiento estratégico define la ruta organizacional que debe seguir una entidad para lograr sus objetivos misionales; requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la entidad; y encauzar su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, así como los parámetros de control y evaluación a regir, haciéndose necesario, por lo tanto, establecer su composición a través de tres elementos: Planes y Programas, Modelo de Operación y Estructura Organizacional. Con base en lo anterior y teniendo en cuenta el ejercicio de Auditoria Interna de Calidad adelantado en la entidad
Teniendo en cuenta lo anterior, la Gobernación del Atlántico deberá:
· Validar los procesos y procedimientos con respecto a la información suministrada por la ciudadanía y/o partes interesadas en cuanto a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio.
· Analizar los resultados obtenidos a partir de los indicadores.
· Divulgar los cambios a los procesos y procedimientos a los interesados.
· Mantener actualizado el mapa de procesos de acuerdo con los cambios y mejoras realizadas a las caracterizaciones de los procesos.
· Tener individualizados en la contabilidad los bienes, derechos y obligaciones
· Mantener actualizado el Manual de Operaciones (o de procesos y procedimientos) de acuerdo con los cambios y mejoras realizadas a los procesos.
· Realizar el seguimiento a la planeación institucional frente al cumplimiento del cronograma y las metas asociadas.
Modulo Control de Evaluación y Seguimiento
La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. La entidad cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo los cuales son objeto de seguimiento con una periodicidad trimestral por parte de la Secretaría de Planeación, en la cual hace el seguimiento por dependencia al cumplimiento de metas establecidas para los programas y proyectos. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.
Se realizó una Auditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo todos los procesos de la Entidad, con base en la verificación de los estándares NTCGP 1000 e ISO 9001. A partir de este ejercicio, se definieron las acciones correctivas / preventivas correspondientes, destacando el compromiso de los directivos y de todo el personal con el fortalecimiento del Sistema. Los hallazgos detectados corresponden a los procesos auditados los cuales fueron establecidos en el alcance de auditoría, los hallazgos de no conformidad detectados, no revisten alta gravedad y pueden ser tratados y gestionados para efectos de mejorar el Sistema de Gestión, siempre y cuando sea de forma oportuna y con planes de acción pertinentes a la naturaleza y magnitud de los hallazgos.
Se identificó de manera sistémica que los hallazgos más frecuentes son referidos a la omisión de análisis de resultados del seguimiento y medición de los procesos, mediciones de eficiencia y efectividad, planeación de actividades, gestión del riesgo, control de los procesos. En este mismo orden se observa persistencia en aspectos como: actualización de documentación, divulgación de cambios, entre otros.
Existen planes de mejoramiento por procesos concertados entre las dependencias y la Secretaría de Control Interno. Cada auditoria genera una serie de evidencias y recomendaciones en los procesos objeto de revisión, que son las base para la elaboración de los planes de mejoramiento.
Se ha realizado el seguimiento al 100% de los planes suscritos con esta dependencia a la fecha de corte del presente informe. Actualmente acaban de suscribirse planes de mejoramiento los cuales serán objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno.
Existen planes de mejoramiento institucionales suscritos con la Contraloría General del Departamento del Atlántico como resultado del seguimiento realizado a la Secretaria de Agua Potable, a la Secretaría de Educación y Subsecretaría de Contabilidad. Con respecto a la Contraloría General de la República se adelantó la suscripción de planes de mejoramiento como resultado de auditoría realizada a los recursos de regalías y Sistema general de Participaciones. De igual forma se ha adelantado el seguimiento al plan de mejoramiento suscrito entre la Secretaria de Salud y la Supersalud en el primer semestre de 2014 y el cual contenía acciones de mejora vigentes hasta diciembre de 2016. Dichos planes de mejoramiento son objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno. Se debe lograr que estos planes sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad.
Se avanzo en el manejo de la administración de riesgos y se obtuvo la mejor calificación en este componente, lo que indica que se gestiona el modelo de control interno de forma continua y sistemática y se ha con la implementado la metodología para la identificación de los riesgos por procesos, lo que permite evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Como resultado de la Auditoría Interna de Calidad, se ha evidenciado debilidades en la identificación, valoración y los controles para los riesgos levantados, lo que podría generar afectación a la satisfacción del cliente y por ende el incumplimiento de los objetivos.
Con base en este resultado la Gobernación deberá mejorar en los siguientes elementos:
· Incluir en la Política de Administración del Riesgo, los niveles de aceptación o tolerancia al riesgo, los niveles para calificar el impacto en los procesos.
· Determinar en la Política de Administración del Riesgo, claramente los responsables del monitoreo y seguimiento a los mapas de riesgos.
· Establecer en la Política de Administración del Riesgo, la periodicidad del seguimiento, de acuerdo a los niveles de riesgo residual.
· Contar con mapas de riesgos por procesos de acuerdo a los lineamientos de la Política de Administración del Riesgo, incluyendo los asociados a posibles actos de corrupción.
· Contar con mecanismos de control y seguimiento que permitan la administración de los riesgos en la Entidad.
· Contar con un mapa de riesgos institucional que consolide aquellos riesgos identificados como críticos para el normal desarrollo de las operaciones de la Entidad.
· Identificar los riesgos de índole contable, gestionarlos y monitorearlos periódicamente.
· Contar con una Alta Dirección que actualiza y promueve de forma clara y precisa la política de Administración del Riesgo.
La Gobernación del Atlántico cuenta con mecanismos de medición, evaluación y verificación que le permiten determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos planteados, no obstante, se requiere adelantar acciones para mejorar los siguientes aspectos:
· Ejecutar de manera correcta (cumpliendo plazos, objetivos y alcances) el Programa Anual de Auditorías.
· Determinar e implementar acciones correctivas y/o preventivas a los procesos, con base en el análisis de la información recibida de forma interna y externa.
· Formalizar el Plan de Mejoramiento Institucional, identificando las acciones que mejoren sustancialmente el desempeño de la entidad y resuelvan los hallazgos encontrados por los organismos de control.
· Formalizar el Plan de Mejoramiento por Procesos, dando lineamientos claros sobre mecanismos de contingencia en caso de presentarse fallas en el desarrollo de los procesos e identificando acciones que permitan superar estas fallas.
· Formalizar el Plan de Mejoramiento Individual, permitiendo el continuo conocimiento del desempeño individual de los servidores.
Eje transversal Información y Comunicación.
Este factor de evaluación analiza los aspectos requeridos para el manejo de la información tanto interna como externa, específicamente en lo relacionado con gestión documental y los lineamientos de política de transparencia y rendición de cuentas. Así mismo se analiza la identificación básica de usuarios (internos y externos), fuentes de información, los mecanismos y sistemas de información que permiten su gestión. Se incluye el manejo de la información contable.
Se adelantó la fase previa a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2016, la cual se ajustó a los lineamientos requeridos para la planeación de dicha actividad.
En cumplimiento de la estrategia Gobierno en línea se adelantó la construcción de las aplicaciones que permitirán automatizar los servicios ofertados por la Gobernación del Atlántico tanto al interior de la entidad como hacia la ciudadanía. Se establecieron los lineamientos para la política de seguridad de la información y la política de cero papel y se escogieron los líderes para cada proceso.
Se reitera la observación que la Gobernación del Atlántico no cuenta con un plan de conservación preventiva o plan de conservación documental que permita establecer los mecanismos para mitigar los riesgos de pérdida de información en soporte físico. Dentro del proceso de gestión documental a la fecha del presente informe no se han aprobado las Tablas de Retención Documental (TRD), de igual forma debe trabajarse en Tablas de Valoración Documental (TVD), el Programa de Gestión Documental (PGD) y el Plan Institucional de Archivos (PINAR) como herramientas que faciliten la planificación, procesamiento, manejo, preservación y organización de la documentación que es generada y recibida por la Gobernación del Departamento del Atlántico, desde su origen hasta su destino final. Se hace necesario que la Secretaría General como dueña del proceso coordine las acciones necesarias para fortalecer estas debilidades, las cuales afectan directamente las calificaciones relacionadas con indicadores como el de Gobierno Abierto y demás que tomen como referencia el manejo de la gestión documental de la entidad.
Se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de la información tanto interna como externa, permitiendo la actualización de los procesos. Más sin embargo la entidad debe trabajar en los siguientes aspectos:
· Administrar la información proveniente de las sugerencias, quejas, peticiones, reclamos o denuncias de las partes interesadas (ciudadanía, proveedores, entes de control, entre otros).
· Realizar el mantenimiento al sistema de información utilizado para la recolección de las sugerencias, quejas, peticiones o reclamos por parte de la ciudadanía de manera continua y permanente.
· Implementar la estrategia de comunicación interna y externa (que incluye política, plan y canales de comunicación).
· Realizar los ajustes institucionales necesarios para el cumplimiento de la normatividad relacionada con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
· Presentar información de interés basada en los estados, informes y reportes contables requeridos por la normatividad vigente
· Contar con un mecanismo de evaluación de cada una de las acciones de la estrategia de rendición de cuentas (información, diálogo e incentivos).
· Tener inventariada la documentación en el Formato Único de Inventario Documental FUID tanto en sus archivos de Gestión como Central
· Realizar la transferencia de archivos y la disposición de documentos de forma oportuna, utilizando los criterios del Comité Interno de Archivo o CIDA.
· Disponer de canales de comunicación formales que faciliten el flujo de la información en todos los niveles de la entidad, permitiendo así una comunicación efectiva con los diferentes grupos de interés de forma interna y externa.
Mediante la estructura organizacional, facilitar el flujo de información entre los procesos.
DEBILIDADES
Se hace necesario adelantar acciones que permitan fortalecer la gestión por procesos al interior de la entidad, con el propósito de introducir en la cultura organizacional el cumplimiento del principio de autocontrol en cada funcionario y de esta manera alcanzar un mejor despliegue del Sistema de Gestión de Calidad.
Existen dificultades por parte de los funcionarios para definir los controles frente a los riesgos detectados en cada uno de los procesos de la organización, debido a la incipiente cultura de autocontrol de los servidores públicos y la baja percepción que tienen en cuanto a ejercer el control como una acción inherente a sus responsabilidades, decisiones y actuaciones. En este sentido, es importante que los Secretarios de Despacho y demás directivos de la Entidad, generen acciones concretar para liderar la gestión de riesgos de los procesos a su cargo y de esta manera, apuntar de manera decidida a la construcción de una adecuada cultura de control desde la dirección.
La alta dirección juega un papel importante en la implementación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, por lo tanto se hace necesaria su vinculación y apropiación de los conceptos, roles y responsabilidades en el proceso. Por lo tanto, la decisión de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, deberán adoptar, implementar y fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.
Fortalecer el proceso de evaluación de satisfacción de los clientes para todos los procesos, es indispensable que se implementen indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.
El Modelo de Operación por procesos de la entidad se encuentra diseñado y adoptado. Contiene los procesos y subprocesos necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la entidad. Se evidencia el desconocimiento por parte de los servidores públicos del mapa de procesos y de las caracterizaciones de cada proceso, lo que indica una divulgación poco efectiva de los mismos.
RECOMENDACIONES
Se hace necesario adelantar acciones que permitan fortalecer la gestión por procesos al interior de la entidad, con el propósito de introducir en la cultura organizacional el cumplimiento del principio de autocontrol en cada funcionario y de esta manera alcanzar un mejor despliegue del Sistema de Gestión de Calidad.
Si bien es cierto que la responsabilidad con respecto al desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad es de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, es importante que los Secretarios de Despacho asuman la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad. Hay que tener en cuenta que la Gobernación del Atlántico apunta a certificar su Sistema de Gestión de Calidad, tomando como base los resultados de la Auditoría Interna de Calidad adelantada en el mes de marzo de 2017 y en la cual se plantean las acciones de mejora correspondientes para aspirar a la certificación de calidad.
Fortalecer el proceso de evaluación de satisfacción de los clientes para todos los procesos, es indispensable que se implementen indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Secretario de Control Interno.