INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Periodo evaluado: Julio 12 a Noviembre 30 de 2017
Fecha de elaboración:Diciembre 15 de 2017.
Modulo Control de Planeación y Gestión.
Como estrategia fundamental para el fortalecimiento institucional, en la Gobernación del Departamento del Atlántico se ha venido desarrollando en todos los niveles el Proceso de Gestión por Valores, dicho proceso se adelanta teniendo como base los documentos orientadores de la Gestión Ética, donde se compila los comportamientos éticos y morales de todos y cada uno de los servidores públicos de la administración departamental en su relación con nuestros clientes y grupos de interés. Dichos documentos han sido adoptados de manera formal mediante actos administrativos. Así mismo, se diseñaron de manera participativa los compromisos éticos para cada dependencia de la entidad los cuales han sido ampliamente divulgados.
Se aplicó la encuesta de percepción del entorno ético al interior de la entidad arrojando como resultado un Índice de Gestión Ética de 92.4 puntos, calificación que supera la meta de resultado establecida para el año 2017. Esta meta de resultado se soporta en el cumplimiento de dos metas de producto: La revisión del Modelo de Gestión Ética de la Entidad y la implementación de acciones de gestión ética; para lo cual se realizaron encuentros por dependencias a través del programa “FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL BASADA EN UNA GESTION GERENCIAL INTEGRAL POR VALORES”, con el objetivo primordial de generar en todos los niveles de la entidad, iniciando desde el nivel directivo, procesos de cambio y fortalecimiento de la cultura institucional a partir de intervención y desarrollo de competencias gerenciales basadas en buenas prácticas de liderazgo.
El fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico se adelanta con el pleno convencimiento del nivel directivo, quienes adoptan e implementan el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes. Lo anterior evidencia su compromiso
con la definición de los planes, programas y proyectos que permiten el cumplimiento de las funciones que la Constitución les ha asignado.
La Gobernación del Atlántico cuenta con el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal global. Lo que le permite contar con un instrumento de administración de personal, más funcional y acorde a la dinámica y requerimientos de calidad y oportunidad que exige la gestión pública actual. El manual de funciones se ajustó y actualizó mediante el Decreto 000357 del 2 de junio de 2015.
En el mes de noviembre se adelantó el segundo ciclo de Auditoría Interna al Sistema de Gestión de Calidad, del cual se desprenden las siguientes conclusiones:
Enmarcado en el ciclo de gestión PHVA, se evidencia: PLANEAR: es una práctica que se constituye en una fortaleza a nivel de direccionamiento estratégico; HACER: la ejecución es una fortaleza; se ostentan evidencias suficientes de la ejecución y operación de los procesos; VERIFICAR: fortalezas en las practicas de seguimiento a nivel institucional evidenciado en planes de acción, sin embargo se evidencia debilidad en las prácticas de seguimiento y medición de indicadores, análisis y evaluación, se requiere ajustar la definición de indicadores en algunos procesos y evidenciar su uso e implementación; ACTUAR: se observan debilidades en la gestión de las acciones para abordar riesgos y oportunidades y evaluar la eficacia de dichas acciones.
En la identificación y análisis del Contexto de la Entidad es conveniente que se especifiquen aún más algunos factores para no generar ambigüedad en la interpretación; así mismo es conveniente reforzar y realizar la planificación del seguimiento y la revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas identificadas.
Es conveniente validar y articular las cuestiones internas y externas identificadas en el contexto, con los aspectos que constituyen la dirección estratégica de la entidad, los cuales están formalizados en el plan de desarrollo; esta articulación debe también asegurarse entre los factores del contexto y los riesgos y oportunidades identificados.
Es susceptible fortalecer y promover el compromiso y la mayor participación de los líderes de procesos en las estrategias de implementación y madurez del sistema de gestión y en las actividades de auditoría interna.
Son requeridas acciones específicas para gestionar y madurar el proceso de ATENCION AL CIUDADANO y darle identidad propia como proceso a GESTION DOCUMENTAL, sin necesidad de fusionarlo con otros procesos como se encontró en el ejercicio.
Los hallazgos detectados no representan eventos de gravedad que requieran acciones para reevaluar o rediseñar el sistema de gestión, sin embargo, con los análisis y acciones pertinentes a los resultados reportados, el sistema de gestión puede estar consolidado y conforme para ser presentado ante el trámite de certificación en un corto plazo.
Se avanzo en el manejo de la administración de riesgos teniendo en cuenta que se gestiona el modelo de control interno de forma continua y sistemática y se ha implementado la metodología para la identificación de los riesgos por procesos, lo que permite evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Como resultado del primer ciclo de Auditoría Interna de Calidad, se evidenció la existencia de debilidades en la identificación, valoración y los controles para los riesgos levantados, lo que podría generar afectación a la satisfacción del cliente y por ende el incumplimiento de los objetivos. Razón por la cual en este periodo se adelantó la consolidación de los controles establecidos a los riesgos detectados durante la actualización anual y se gestionó la adopción de la Política de Gestión de Riesgos, con la cual se pretende establecer los elementos y el marco general de actuación para la gestión integral de los riesgos a los que se enfrenta la entidad y de esta manera identificar y administrar los eventos potenciales que pueden afectar el logro de objetivos y ejecutar sus estrategias con éxito
Se cuenta con políticas de operación debidamente adoptadas mediante acto administrativo. Existen procedimientos que definen la manera en que actúa la entidad para el cumplimiento de sus fines. Estos procedimientos guardan coherencia con el Modelo de Operación y con el Sistema de Gestión de Calidad. Producto de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI se programó la revisión y actualización de los procedimientos formulados acorde con las políticas de operación y los mapas de riesgo de cada proceso.
Modulo Control de Evaluación y Seguimiento
En cuanto a la gestión del ejercicio auditor, se logró que el 91% de las observaciones preliminares fueran determinadas como hallazgos, superando la meta establecida para la vigencia que correspondía al 90%. Esta meta de resultado se soportó en los procesos de formación del talento humano de la dependencia, logrando un 33% de funcionarios capacitados en normas nacionales e internacionales de auditoría y la implementación del 50 % de las Guías de Auditoría que se utilizan para el ejercicio de la evaluación independiente.
La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos. Se hace necesario el desarrollo de aplicativos que de forma integrada faciliten la evaluación y seguimiento de los mismos por cada proceso.
Se recalca la importancia de cumplir con los procesos de autoevaluación del sistema, lo que permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos y se fundamenta como uno de los pilares del Modelo de Control Interno para las entidades del Estado, dicho modelo define el autocontrol como la capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar los correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de las metas.
Existen planes de mejoramiento por procesos concertados entre las dependencias y la Secretaría de Control Interno. Cada auditoria genera una serie de evidencias y recomendaciones en los procesos objeto de revisión, que son las base para la elaboración de los planes de mejoramiento. Se ha realizado el seguimiento al 100% de los planes suscritos con esta dependencia a la fecha de corte del presente informe..
Están vigentes las acciones planteada en el plan de mejoramiento institucionales suscritos con la Contraloría General del Departamento del Atlántico como resultado del seguimiento realizado a la Secretaria de Agua Potable. Con respecto a la Contraloría General de la República están vigentes planes de mejoramiento como resultado de auditoría realizada a los recursos de Sistema General de Participaciones, que involucra a las Secretaría de Salud, Secretaría de Educación y la Subsecretaría de Contabilidad, se suscribieron 8 acciones de mejoramiento para subsanar los hallazgos detectados.. Dichos planes son objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno. Se debe lograr que estos planes sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad
Eje transversal Información y Comunicación.
Con respecto al manejo de los archivos y la gestión documental en la Gobernación del Departamento del Atlántico observamos que no se dispone de una estrategia o plan de conservación preventiva o plan de conservación documental que permita establecer los mecanismos para mitigar los riesgos de pérdida de información en soporte físico.
Existe debilidad en la implementación de herramientas que faciliten la planificación, procesamiento, manejo, preservación y organización de la documentación que es generada y recibida por la Gobernación del Departamento del Atlántico, desde su origen hasta su destino final, estas herramientas son:
Tablas de Retención Documental (TRD).
Tablas de Valoración Documental (TVD).
Programa de Gestión Documental (PGD).
Plan Institucional de Archivos (PINAR).
Se hace necesario coordinar las acciones necesarias para fortalecer estas debilidades, las cuales afectan directamente las calificaciones relacionadas con indicadores como el de Gobierno Abierto y demás que tomen como referencia el manejo de la gestión documental de la entidad.
DEBILIDADES
El Modelo de Operación por procesos de la entidad se encuentra diseñado y adoptado. Contiene los procesos y subprocesos necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la entidad. Se evidencia el desconocimiento por parte de los servidores públicos del mapa de procesos y de las caracterizaciones de cada proceso, lo que indica una divulgación poco efectiva de los mismos.
La decisión de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, deberán adoptar, implementar y fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.
Existen dificultades por parte de los funcionarios para definir los controles frente a los riesgos detectados en cada uno de los procesos de la organización, debido a la incipiente cultura de autocontrol de los servidores públicos y la baja percepción que tienen en cuanto a ejercer el control como una acción inherente a sus responsabilidades, decisiones y actuaciones. En este sentido, es importante que los Secretarios de Despacho y demás directivos de la Entidad, generen acciones concretar para liderar la gestión de riesgos de los procesos a su cargo y de esta manera, apuntar de manera decidida a la construcción de una adecuada cultura de control desde la dirección.
RECOMENDACIONES
La responsabilidad con respecto al desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad es de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, y la alta dirección en calidad de Líderes de Procesos, juega un papel importante en la implementación del sistema y en la preparación de la documentación requerida lograr la certificación del sistema. En estos momentos se cuenta con el apoyo de consultores en el tema y se debe aprovechar al máximo la oportunidad de establecer las acciones de mejora pertinentes, actualizando los documentos como caracterizaciones y procedimientos y de esta forma dar cumplimiento al ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad.
La alta dirección juega un papel importante en la implementación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, por lo tanto se hace necesaria su vinculación y apropiación de los conceptos, roles y responsabilidades en el proceso.
Fortalecer el proceso de evaluación de satisfacción de los clientes para todos los procesos, es indispensable que se implementen indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Secretario de Control Interno.
