INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Periodo evaluado: Julio 12 a Noviembre 12 de 2016
Fecha de elaboración: Noviembre 25 de 2016.
Modulo Control de Planeación y Gestión.
La Gobernación ha basado su gestión en la definición de planes, programas y proyectos, en cumplimiento de la normatividad vigente, los cuales se despliegan a través de los planes de acción donde se describen las metas a cumplir con respecto al plan de desarrollo.
Se percibe un liderazgo por parte de la alta dirección, demostrando su compromiso con la definición de dichos planes y se evidencia la definición de los objetivos institucionales como parte integral de la planeación de la entidad.
La Gobernación también cuenta con los Planes Anuales mensualizados de Caja (PAC) lo que le permite conocer y hacer seguimiento y control a las metas planificadas para la vigencia y cumplir de esta manera con las metas de ingresos y gastos.
La alta dirección se encuentra comprometida con la aplicación del MECI, teniendo en cuenta que son consientes que el Modelo Estándar de Control Interno es un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.
Se adelanta la actualización de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad con el compromiso de la alta dirección, quienes han asumido su responsabilidad en el desarrollo del proceso y creando la conciencia que el fortalecimiento del sistema es consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo.
La Gobernación del Atlántico cuenta con políticas de operación debidamente adoptadas mediante acto administrativo. Existen procedimientos que definen la manera en que actúa la entidad para el cumplimiento de sus fines. Estos procedimientos guardan coherencia con el Modelo de Operación y con el Sistema de Gestión de Calidad. Producto de la revisión y actualización anual de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI se programó la revisión y actualización de los procedimientos formulados acorde con las políticas de operación y los mapas de riesgo de cada proceso. Una vez terminada la etapa de revisión y ajuste deben ser aprobados por las dependencias y posteriormente acogerse dentro del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.
En cada dependencia se ha realizado un análisis profundo de los objetivos de cada proceso y su alineación con el plan estratégico de la entidad, con el fin de determinar de forma concreta la tolerancia y el nivel de aceptación al riesgo que debe ser tenida en cuenta para el diseño y elaboración de los mapas de riesgos de la entidad. Si bien es cierto, la Gobernación del Departamento ha venido determinando la política de administración de riesgos, acorde con las condiciones establecidas en la metodología de administración de riesgos emitida por la Función Pública, se ha iniciado el proceso de actualización de la misma bajo los nuevos requerimientos y metodología para su elaboración, atendiendo los nuevos lineamientos y la armonización con estándares internacionales de control como el COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION (COSO)– ENTERPRISE RISK MANAGEMENT (ERM)
Se ha estructurado el diseño del plan de capacitación para los funcionarios, teniendo en cuenta las recomendaciones planteadas por la Secretaría de Control Interno, tomando como insumo la información consignada en las evaluaciones de desempeño, con el propósito de que dicho plan sea mejorado de acuerdo a las necesidades identificadas durante la evaluación, y que este sea un plan diseñado teniendo en cuenta las necesidades de los servidores públicos.
Modulo Control de Evaluación y Seguimiento
La entidad cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo, para lo cual se han definido indicadores de eficiencia y efectividad que le permiten evaluar el avance y ejecución de los planes, proyectos y programas. Los indicadores son objeto de seguimiento con una periodicidad trimestral por parte de la Secretaría de Planeación, en la cual hace el seguimiento por dependencia al cumplimiento de metas establecidas para los programas y proyectos. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.
Existen planes de mejoramiento por procesos concertados entre las dependencias y la Secretaría de Control Interno. Cada auditoria genera una serie de evidencias y recomendaciones en los procesos objeto de revisión, que son las base para la elaboración de los planes de mejoramiento. Se continúa con el seguimiento al 100% de los planes suscritos con esta dependencia a la fecha de corte del presente informe. En el periodo evaluado se adelantó la revisión de los planes vigentes con la Secretaría de Cultura, Secretaría de Educación, Secretaría de Informática y Telecomunicaciones, Secretaría de Desarrollo Económico, Gerencia de capital Social Evidenciándose los avances pertinentes en las acciones de mejora planteadas por las dependencias.
Todos los planes de mejoramiento son objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno. Se debe lograr que estos planes sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad.
Eje transversal Información y Comunicación.
La entidad cuenta con la Oficina de Quejas y Control Interno Disciplinario, responsable del trámite de quejas y reclamos de la comunidad y por medio de la cual se identifican las fuentes de información externa requeridas por la Gobernación. El trámite se encuentra debidamente estandarizado y cuenta con el apoyo de un sistema de información.
La Entidad cuenta con sistemas de información adecuados para su funcionamiento los que facilita la captura, procesamiento, administración y distribución de la información lo que ha permitido una mejor y eficaz comunicación con los contribuyentes, usuarios en general, partes interesadas y organismos de control, todo esto conservando las normas relativas a los derechos de autor, evitando así el uso de software ilegal. Mas sin embargo, existe debilidad en el manejo de las quejas y reclamos recibidos en las distintas dependencias debido a que no hay un flujo adecuado de la información hacia la Oficina de Quejas y Control Disciplinario, estamos en procura de estandarizar y socializar el procedimiento que permita hacer llegar la información correspondiente en forma oportuna al área pertinente.
Se reitera la observación que la Gobernación del Atlántico no cuenta con un plan de conservación preventiva o plan de conservación documental que permita establecer los mecanismos para mitigar los riesgos de pérdida de información en soporte físico. Dentro del proceso de gestión documental a la fecha del presente informe no se han aprobado las Tablas de Retención Documental (TRD), de igual forma debe trabajarse en Tablas de Valoración Documental (TVD), el Programa de Gestión Documental (PGD) y el Plan Institucional de Archivos (PINAR) como herramientas que faciliten la planificación, procesamiento, manejo, preservación y organización de la documentación que es generada y recibida por la Gobernación del Departamento del Atlántico, desde su origen hasta su destino final. Se hace necesario que la Secretaría General como dueña del proceso coordine las acciones necesarias para fortalecer estas debilidades, las cuales afectan directamente las calificaciones relacionadas con indicadores como el de Gobierno Abierto y demás que tomen como referencia el manejo de la gestión documental de la entidad.
En cumplimiento de la estrategia Gobierno en línea se adelantó la construcción de las aplicaciones que permitirán automatizar los servicios ofertados por la Gobernación del Atlántico tanto al interior de la entidad como hacia la ciudadanía. Se establecieron los lineamientos para la política de seguridad de la información y la política de cero papel y se escogieron los líderes para cada proceso.
Se habilitó la aplicación de “Contratos y Pagos”, que facilita la gestión del historial de contratos de los ciudadanos con la entidad, permitiéndole consultar de manera rápida y segura la información no solo de sus contratos actuales, sino de los que ha contraído con el departamento en el tiempo. Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de transparencia
Si bien es cierto se cuenta con el documento que establece la política y el plan de comunicaciones de la entidad, el cual establece la forma de comunicación con los usuarios internos y externos, no se ha formalizado y divulgado. La comunicación es un componente indispensable que aporta de manera significativa a la consecución de los objetivos institucionales y, por ende, posibilitar la gestión transparente de las entidades del Estado y facilitar la vigilancia ciudadana sobre sus respectivas acciones.
En relación con los requerimientos de la Ley 1712 o Ley de Información Pública, la entidad diseño un cronograma de trabajo con el apoyo de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia, para la implementación de los elementos establecidos en la Matriz de Evaluación y Seguimiento de estas obligaciones legales. en este mismo sentido se han llevado a cabo reuniones para evaluar los niveles de avance en el cumplimiento de los ítems de dicha matriz, se han obtenido resultados favorables, demostrándose un cumplimiento del 75% del total de elementos de evaluación contenidos en la tabla.
DEBILIDADES
Se hace necesario adelantar acciones que permitan fortalecer la gestión por procesos al interior de la entidad, con el propósito de introducir en la cultura organizacional el cumplimiento del principio de autocontrol en cada funcionario y de esta manera alcanzar un mejor despliegue del Sistema de Gestión de Calidad.
Existen dificultades por parte de los funcionarios para definir los controles frente a los riesgos detectados en cada uno de los procesos de la organización, debido a la incipiente cultura de autocontrol de los servidores públicos y la baja percepción que tienen en cuanto a ejercer el control como una acción inherente a sus responsabilidades, decisiones y actuaciones.
Si bien es cierto que la responsabilidad con respecto al desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad es de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, es importante que la alta dirección asuma la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad.
La alta dirección juega un papel importante en la implementación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestion de Calidad, por lo tanto es importante su permanente vinculación y apropiación de los conceptos, roles y responsabilidades en el proceso. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, deberán adoptar, implementar y fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.
Existe debilidad en la evaluación de satisfacción de clientes para todos los procesos levantados en la entidad, por lo tanto se hace indispensable fortalecer la evaluación de satisfacción de los clientes (internos y externos) implementando indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.
El Modelo de Operación por procesos de la entidad se encuentra diseñado y adoptado. Contiene los procesos y subprocesos necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la entidad. Se evidencia el desconocimiento por parte de los servidores públicos del mapa de procesos y de las caracterizaciones de cada proceso, lo que indica una divulgación poco efectiva de los mismos. Por lo anterior y Teniendo en cuenta que se ha adelantado la revisión y actualización de los procedimientos formulados acorde con las políticas de operación, se hace necesario divulgar de manera efectiva todos y cada uno de los cambios realizados a la estructura de los procesos.
RECOMENDACIONES.
Con respecto a la política de administración de riesgos, en la Gobernación del Departamento debe implementar como una buena práctica el análisis profundo de los objetivos y su alineación con la estrategia por parte de los Directivos, con el fin de determinar de forma concreta la tolerancia y el nivel de aceptación al riesgo que deberá ser tenida en cuenta para el diseño y elaboración de los mapas de riesgos de los procesos de la entidad. Es necesario seguir sensibilizando y desarrollando mecanismos que permitan contar con una Alta Dirección comprometida con la actualización y promoción de la política de Administración del Riesgo de una forma clara y precisa. En este mismo sentido, la alta dirección (Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de Oficina) con su equipo de trabajo deberán participar y responsabilizarse de los procesos de Autoevaluación y Auditoría Interna que se realizan en la entidad.
Se hace necesario adelantar acciones que permitan fortalecer la gestión por procesos al interior de la entidad, con el propósito de introducir en la cultura organizacional el cumplimiento del principio de autocontrol en cada funcionario y de esta manera alcanzar un mejor despliegue del Sistema de Gestión de Calidad, y estas acciones deben partir de la divulgación y pleno conocimiento de los procedimientos existentes y de la necesidad de establecer unos nuevos si la entidad así lo requiere.
Si bien es cierto que la responsabilidad con respecto al desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad es de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, es importante que la alta dirección asuma la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad.
RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Secretario de Control Interno.
