INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Periodo evaluado: 12 Noviembre de 2017 a 12 de Marzo de 2018
Fecha de elaboración:Marzo 16 de 2018
A continuación se presenta un resumen del estado de avance de cada una de las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Gobernación del Atlántico, el cual ha sido valorado a partir de un diagnóstico basado en los niveles de desarrollo alcanzados por la Entidad frente al Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001:2015) y al Modelo Estándar de Control Interno MECI:2014, que aunque derogados y/o modificados, generaron resultados importantes a nivel institucional y en la capacidad de respuesta frente a los clientes y demás partes interesadas.
Institucionalidad del MIPG
La implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Gobernación del Atlántico se adelanta con el pleno convencimiento del nivel directivo, quienes adoptan e implementan el Modelo como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.
Tanto el nivel directivo como el operativo ha sido sensibilizado sobre los cambios que se desean implementar en desarrollo del MIPG por lo tanto se procedió a presentar a todo el nivel directivo el modelo y establecer las pautas para la conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño que se encargará de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Con base en sus lineamientos se adelanta la tarea de establecer cuáles de los comités existentes en la Gobernación serán sustituidos.
El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, está conformado por el nivel directivo de la entidad y cumple con las reuniones establecidas para cada vigencia, donde se evalúa el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo a las características de la entidad, se realiza la aprobación del Plan Anual de Auditoria el cual es sustentado por el Secretario de control Interno, de igual forma se presentan los principales hallazgos por dependencias, basados en la priorización de temas críticos según la gestión de riesgos de la administración departamental, lo que permite aprobar modificaciones, actualizaciones y todas las acciones de mejoramiento que permiten fortalecer el sistema a partir de la normatividad vigente.
1ª Dimensión: Talento Humano
La Gestión del Talento Humano se encuentra ajustada con los objetivos planteados por la Entidad en su Plan de Desarrollo 2016-2019 y por tanto son objeto permanente de evaluación y seguimiento. Existe un proceso de Gestión Humana a cargo de la Subsecretaría de Talento Humano, debidamente implementado, el cual cubre las actividades desde la vinculación, hasta la evaluación del desempeño, promoviendo desde su actuar por la continua satisfacción de los funcionarios de la organización.
2ª Dimensión: Direccionamiento Estratégico
Enmarcado en el ciclo de gestión PHVA, se evidencia en la Gobernación del Atlántico: PLANEAR: es una práctica que se constituye en una fortaleza a nivel de direccionamiento estratégico; HACER: la ejecución es una fortaleza; se ostentan evidencias suficientes de la ejecución y operación de los procesos; VERIFICAR: fortalezas en las practicas de seguimiento a nivel institucional evidenciado en planes de acción. En cuanto a las prácticas de seguimiento y medición de indicadores, análisis y evaluación, se adelantan ajustes en cuanto a la definición de indicadores en algunos procesos y de igual forma en las evidencias, su uso e implementación; ACTUAR: se observan debilidades en la gestión de las acciones para abordar riesgos y oportunidades y evaluar la eficacia de dichas acciones.
La Entidad marca su rumbo con base en el Plan de Desarrollo 2016-2019 “Atlántico Líder”, el cual ha sido debidamente apropiado por parte de cada dependencia a través de los planes de acción que anualmente se definen y se controlan a través de las autoevaluaciones de gestión trimestral.
3ª Dimensión: Gestión con Valores para Resultados
Como estrategia fundamental para el fortalecimiento institucional, en la Gobernación del Departamento del Atlántico se ha venido desarrollando en todos los niveles el Proceso de Gestión por Valores, dicho proceso se adelanta teniendo como base los documentos orientadores de la Gestión Ética, donde se compila los comportamientos éticos y morales de todos y cada uno de los servidores públicos de la administración departamental en su relación con nuestros clientes y grupos de interés. Dichos documentos han sido adoptados de manera formal mediante actos administrativos. Así mismo, se diseñaron de manera participativa los compromisos éticos para cada dependencia de la entidad los cuales han sido ampliamente divulgados.
4ª Dimensión: Evaluación de Resultados
La entidad cuenta con un sistema de evaluación de resultados a partir del seguimiento trimestral de los planes de acción y de la evaluación anual del Plan de Desarrollo Atlántico Líder. La Secretaría de Planeación es la dependencia que articula este sistema de seguimiento, apoyado por la evaluación independiente que sobre el tema realiza la Secretaría de Control Interno.
Se avanzó en el manejo de la administración de riesgos teniendo en cuenta que se gestiona el modelo de forma continua y sistemática y se ha implementado la metodología para la identificación de los riesgos por procesos. Por lo anterior se adelantó la consolidación de los controles establecidos a los riesgos detectados durante la actualización anual y se gestionó la adopción de la Política de Gestión de Riesgos, con la cual se pretende establecer los elementos y el marco general de actuación para la gestión integral de los riesgos a los que se enfrenta la entidad y de esta manera identificar y administrar los eventos potenciales que pueden afectar el logro de objetivos y ejecutar sus estrategias con éxito
5ª Dimensión: Información y Comunicación
La Entidad cuenta con instrumentos de gestión archivística como las Tablas de Retención Documental (TRD), el Programa de Gestión Documental (PGD) y el Plan Institucional de Archivos (PINAR).
En cuanto a la aplicación de la Ley de Transparencia, se realizaron talleres de sensibilización sobre el tema con la participación de las distintas dependencias de la Entidad (Hacienda, General, Control Interno, Jurídica, Comunicaciones, Planeación Departamental). Así mismo, se reajustaron los canales requeridos por cada dependendica para el cumplimiento de la Ley 1712 (http//www.atlantico.gov.co/index.php/leytransparencia), orientando a los responsables la metodología de publicación para nuevos contenidos. Según el último informe de evaluación, corresponde a un nivel de implementación del 62%
No obstante lo anterior, se hace necesario fortalecer los proceso de información y comunicación con el propósito que se garantice un adecuado flujo de información tanto interna como externa, mejorando los canales de comunicación para que estos sean acordes con las necesidades de la entidad y consistentes con lo planteado en la ley de transparencia y acceso a la información. Por lo tanto se deben diseñar políticas que satisfagan la necesidad de divulgar resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de cada proceso sea adecuada a las necesidades de los grupos de valor.
6ª Dimensión: Gestión del Conocimiento
La gestión de la Gobernación del Atlántico y el liderazgo técnico que ha desarrollado en temas de planeación regional, ciencia y tecnología, educación y salud, entre otros, ha permitido construir conocimiento útil tanto para la Entidad, como para otras organizaciones públicas. No obstante, se hace necesario impulsar la implementación de procesos que garanticen la generación de conocimiento que permita generar una cultura frente a la divulgación y la difusión.
7ª Dimensión: Control Interno
La primera línea de defensa conformada por el nivel directivo y la Segunda línea en la que hacen parte los responsables del monitoreo y evaluación de los controles se encuentran comprometidas con el desarrollo del Modelo, y son conocedores de su responsabilidad con respecto de proveer información sobre el funcionamiento de la entidad y motivar en sus funcionarios conductas que reflejen el respeto por los principios y valores de la gestión pública, lo que permite controlar los riesgos relacionados con posibles actos de corrupción en el ejercicio de las funciones.
La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Lo anterior permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.
RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Secretario de Control Interno.
