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Informe Pormenorizado 12 de Noviembre de 2015 a 12 de Marzo de 2016

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011

 

Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA

Periodo evaluado: Noviembre 12 de 2015 a Marzo 12 de 2016

Fecha de elaboración: Marzo 30 de 2016.

 

Modulo Control de Planeación y Gestión.

Como estrategia fundamental para el fortalecimiento institucional, en la Gobernación del Departamento del Atlántico contamos con los documentos orientadores de la Gestión Ética, donde se compila los comportamientos éticos y morales de todos y cada uno de los servidores públicos de la administración departamental en su relación con nuestros clientes y grupos de interés.  Dichos documentos han sido adoptados de manera formal mediante actos administrativos (Decreto Nº000094 de 12 de marzo de 2009 que adopta el Código de Buen Gobierno y  Decreto Nº000528 del 25 de Noviembre de 2009 que adopta el Código de Ética). Así mismo, se diseñaron de manera participativa los compromisos éticos para cada dependencia de la entidad los cuales han sido ampliamente divulgados.

La alta dirección de la entidad se encuentra comprometida con la definición de los planes, programas y proyectos que permiten el cumplimiento de las funciones que la Constitución le asigna, de igual forma han sido sensibilizados a través de  los agentes de cambio en la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI demostrando su compromiso en el desarrollo del proceso.

El fortalecimiento del  Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico es consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, han adoptado e implementado el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.

Se cuenta con políticas de operación debidamente adoptadas mediante acto administrativo. Existen procedimientos que definen la manera en que actúa la entidad para el cumplimiento de sus fines. Estos procedimientos guardan coherencia con el Modelo de Operación y con el Sistema de Gestión de Calidad. Producto de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI se  programó la revisión y actualización de los procedimientos formulados acorde con las políticas de operación y los mapas de riesgo de cada proceso.

La Gobernación se encuentra en proceso de revisión y ajuste de los procedimientos de todos los procesos de la entidad, a la fecha dicha actividad presenta un avance del 90%.  Una vez terminada la revisión deben  ser aprobados por las dependencias y posteriormente  acogerse dentro del  Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

En cumplimiento del Decreto 2484 de 2014  la gobernación del Atlántico expidió el Decreto 000357 del 2 de junio de 2015 por medio del cual se ajusta y actualiza el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal global. Lo que permite contar con un instrumento de administración de personal, más funcional y acorde a la dinámica y requerimientos de calidad y oportunidad que exige la gestión pública actual.

La entidad cuenta con políticas vigentes en materia de austeridad y racionalización del gasto público, demostrando su compromiso con la asignación y uso mesurado de los recursos. En concordancia con dichas políticas y gracias al cumplimiento de las mismas, el Departamento del Atlántico ha ocupado en las los últimos años, los primeros lugares en el Ranking de Desempeño Fiscal, reconocimiento otorgado por el Departamento Nacional de Planeación.

Se definieron las políticas de administración de riesgos anticorrupción acorde con la Ley 1474 de 2011. De igual forma se realizó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

            Modulo Control de Evaluación y Seguimiento.

La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. La entidad  cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo los cuales son objeto de seguimiento con una periodicidad trimestral por parte de la Secretaría de Planeación, en la cual hace el seguimiento por dependencia al cumplimiento de metas establecidas para los programas y proyectos. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.

Existen planes de mejoramiento por procesos concertados entre las dependencias y la Secretaría de Control Interno. Cada auditoria genera una serie de evidencias y recomendaciones en los procesos objeto de revisión, que son las base para la elaboración de los planes de mejoramiento.

Se ha realizado el seguimiento al 100% de los planes suscritos con esta dependencia a la fecha de corte del presente informe. Actualmente acaban de suscribirse planes de mejoramiento los cuales serán objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno.

Existen planes de mejoramiento institucionales suscritos con la Contraloría General del Departamento del Atlántico como resultado del seguimiento realizado a la Secretaria de Agua Potable,  a la Secretaría de Educación y  Subsecretaría de Contabilidad.  Con respecto a la Contraloría General de la República se adelantó la suscripción de  planes de mejoramiento como resultado de auditoría realizada a los recursos de regalías y Sistema general de Participaciones.  De igual forma se ha adelantado el seguimiento al plan de mejoramiento suscrito entre la Secretaria de Salud y la Supersalud en el primer semestre de 2014. Dichos planes de mejoramiento serán objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno. Se debe lograr que estos planes sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad.

Eje transversal Información y Comunicación.

En el mes de Diciembre de 2015 se realizó la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2012-2015, la cual se ajustó a los lineamientos requeridos para la planeación de dicha actividad y  contó con la participación de la  comunidad en general y organizada. En su desarrollo se cumplieron las etapas establecidas para su ejecución tal cual se plasmaron en el reglamento que para tal fin se publico en la página web de la entidad.

La entidad cuenta con la Oficina de Quejas y Control Interno Disciplinario, responsable del trámite de quejas y reclamos de la comunidad. El trámite se encuentra debidamente estandarizado y cuenta con el apoyo de un sistema de información. Existe debilidad en el manejo de las quejas y reclamos recibidos en las distintas dependencias debido a que no hay un flujo adecuado de la información hacia la Oficina de Quejas y Control Disciplinario, estamos en procura de estandarizar y socializar el procedimiento que permita hacer llegar la información correspondiente en forma oportuna al área pertinente.

La Entidad cuenta con sistemas de información adecuados para su funcionamiento los que facilita la captura, procesamiento, administración y distribución de la información lo que ha permitido una mejor y eficaz comunicación con los contribuyentes, usuarios en general, partes interesadas y organismos de control, todo esto conservando las normas relativas a los derechos de autor, evitando así el uso de software ilegal.

En cumplimiento de la estrategia Gobierno en línea se adelantó la construcción de las aplicaciones que permitirán automatizar los servicios ofertados por la Gobernación del Atlántico  tanto al interior de la entidad como hacia la ciudadanía. Se establecieron los lineamientos para la política de seguridad de la información y la política de cero papel y se escogieron los líderes para cada proceso. 

Se habilitó la aplicación de  “Contratos y Pagos”, que facilita la gestión del historial de contratos de los ciudadanos con la entidad, permitiéndole consultar de manera rápida y segura la información no solo de sus contratos actuales, sino de los que ha contraído con el departamento en el tiempo.

Si bien es cierto se cuenta con el documento que establece la política y el plan de comunicaciones de la entidad, el cual establece la forma de comunicación con los usuarios internos y externos, no se ha formalizado y divulgado. La comunicación es un componente indispensable que aporta de manera significativa a la consecución de los objetivos institucionales y, por ende,  posibilitar la gestión transparente de las entidades del Estado y facilitar la vigilancia ciudadana sobre sus respectivas acciones.

DEBILIDADES

Se hace necesario adelantar acciones que permitan fortalecer la gestión por procesos al interior de la entidad, con el propósito de introducir en la cultura organizacional el cumplimiento del principio de autocontrol en cada funcionario y de esta manera alcanzar un mejor despliegue del  Sistema de Gestión de Calidad.

Existen dificultades por parte de los funcionarios para definir los controles frente a los riesgos detectados en cada uno de los procesos de la organización, debido a la incipiente cultura de autocontrol de los servidores públicos y la baja percepción que tienen en cuanto a ejercer el control como una acción inherente a sus responsabilidades, decisiones y actuaciones.

Si bien es cierto que la responsabilidad con respecto al desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad  es de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, es importante que la alta dirección asuma la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad. Hay que tener en cuenta que la Gobernación del Atlántico debe certificar su Sistema de Gestión de Calidad de conformidad con lo previsto en el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Compromiso Social Sobre lo Fundamental”.

La alta dirección juega un papel importante en la implementación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, por lo tanto se hace necesaria su vinculación y apropiación de los conceptos, roles y responsabilidades en el proceso. Por lo tanto, la decisión de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, deberán adoptar, implementar y fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.

Fortalecer el proceso de evaluación de satisfacción de los clientes para todos los procesos, es indispensable que se implementen indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.

Existe debilidad en la evaluación  de satisfacción de clientes para todos los procesos, es indispensable implementar indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

El Modelo de Operación por procesos de la entidad se encuentra diseñado y adoptado. Contiene los procesos y subprocesos necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la entidad. Se evidencia el desconocimiento por parte de los servidores públicos del mapa de procesos y de las caracterizaciones de cada proceso, lo que indica una divulgación poco efectiva de los mismos.

RECOMENDACIONES

Con respecto a la política de administración de riesgos, en la Gobernación del Departamento  se ha venido determinando acorde con las condiciones establecidas en la metodología de administración de riesgos emitida por la Función Pública, dados los nuevos lineamientos y las armonización con estándares como el COSO - ERM, se debe iniciar el proceso de actualización de las misma bajo estos nuevos requerimientos y metodología para su elaboración. Debe realizarse un análisis más profundo de los objetivos y su alineación con la estrategia por parte de los Directivos,  con el fin de determinar de forma concreta la tolerancia y el nivel de aceptación al riesgo que deberá ser tenida en cuenta para el diseño y elaboración de los mapas de riesgos de los procesos de la entidad.

Se hace necesario adelantar acciones que permitan fortalecer la gestión por procesos al interior de la entidad, con el propósito de introducir en la cultura organizacional el cumplimiento del principio de autocontrol en cada funcionario y de esta manera alcanzar un mejor despliegue del  Sistema de Gestión de Calidad.

Si bien es cierto que la responsabilidad con respecto al desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad  es de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, es importante que la alta dirección asuma la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad. Hay que tener en cuenta que la Gobernación del Atlántico debe certificar su Sistema de Gestión de Calidad de conformidad con lo previsto en el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Compromiso Social Sobre lo Fundamental”.

La alta dirección juega un papel importante en la implementación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, por lo tanto se hace necesaria su vinculación y apropiación de los conceptos, roles y responsabilidades en el proceso. Por lo tanto, la decisión de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, deberán adoptar, implementar y fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.

Fortalecer el proceso de evaluación de satisfacción de los clientes para todos los procesos, es indispensable que se implementen indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.

 

RAFAEL FAJARDO MOVILLA

 

Secretario de Control Interno

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