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Informe Pormenorizado 12 de Marzo de 2014 a 12 de Julio de 2014

Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA.

Periodo evaluado: Marzo 12 de 2014 a Julio 12 de 2014.

Fecha de elaboración: 18 de Julio de 2014.

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades

Se hace necesario adelantar acciones que permitan fortalecer la cultura de gestión por procesos al interior de la entidad, en donde cada funcionario en cumplimiento del principio de autocontrol se identifique con su proceso  y de esta manera alcanzar un mejor despliegue del  Sistema de Gestión de Calidad.

Avances

Como estrategia fundamental para el fortalecimiento institucional, en la Gobernación del Departamento del Atlántico contamos con los documentos orientadores de la Gestión Ética, donde se compila los comportamientos éticos y morales de todos y cada uno de los servidores públicos de la administración departamental en su relación con nuestros clientes y grupos de interés.  Dichos documentos han sido adoptados de manera formal mediante actos administrativos (Decreto Nº000094 de 12 de marzo de 2009 que adopta el Código de Buen Gobierno y  Decreto Nº000528 del 25 de Noviembre de 2009 que adopta el Código de Ética). Así mismo, se diseñaron de manera participativa los compromisos éticos para cada dependencia de la entidad los cuales han sido ampliamente divulgados.

La  Gobernación del Departamento del Atlántico cuenta con un Grupo de Agentes de Cambio en MECI, debidamente capacitado y comprometido con la implementación del Sistema. En virtud de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, establecida en el Decreto 943 de 2014 se ha fortalecido el equipo de agentes de cambio en procura de alcanzar un mejor desarrollo de la actualización del  modelo en todas las dependencias.

Existe un grupo de funcionarios encargados de impulsar el proceso de Gestión Ética, desarrollando estrategias y acciones que favorezcan el fortalecimiento de la cultura organizacional y generen compromiso por parte de los funcionarios con el cumplimiento de las metas institucionales.

La alta dirección de la entidad se encuentra comprometida con la definición de los planes, programas y proyectos que permiten el cumplimiento de las funciones que la Constitución le asigna, de igual forma han sido sensibilizados a través de  los agentes de cambio en la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI demostrando su compromiso en el desarrollo del proceso.

En cumplimiento del Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI, la gobernación del Atlántico ha adelantado las siguientes fases:

Fase de conocimiento: Con el equipo MECI se realizo la capacitación sobre la actualización Modelo Estándar de Control Interno MECI para dar a conocer y comprender la dimensión  de los cambios realizados al modelo y sensibilizar a los servidores sobre su responsabilidad en el proceso de ajuste, actividad que viene siendo realizada por los agentes de cambio.

Fase de  Diagnóstico: Se identificaron los cambios introducidos en el modelo y se realizó la autoevaluación del sistema, cumpliendo de esta forma con la fase de diagnostico, donde se observaron los adelantos alcanzados en la implementación del MECI y las mejoras que deben ser introducidas en virtud a la actualización.

Para dar continuidad en la implementación y fortalecimiento del modelo, se ha ratificado al representante de la alta dirección para orientar, dirigir y coordinar el proyecto.

Fase de Planeación de la actualización: Como resultado de la sensibilización del modelo y la fase de diagnóstico, se diseñó el plan de trabajo para la implementación del modelo, donde se desagregan las actividades a realizar, las fechas de cumplimiento y los responsables.

La entidad cuenta con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, actualizado mediante Decretos 000500 y 000846 de 2013 en los que se definen las responsabilidades de cada cargo de la planta de personal.  Se debe dar la actualización en página web, teniendo en cuenta que solo se publicó para nivel directivo y asesores.

La estructura organizacional basa su funcionamiento en una planta de personal global, la cual permite la rotación del personal de acuerdo con las necesidades de cada dependencia y de acuerdo con las competencias requeridas para el ejercicio de cada cargo.

Con base en el Plan de Desarrollo 2012 – 2015  “Compromiso Social Sobre lo Fundamental” se definen los planes de acción para cada vigencia los cuales se construyen de manera participativa en cada dependencia, garantizando el conocimiento de los mismos por parte de los responsables de cada actividad.

La entidad cuenta con políticas vigentes en materia de austeridad y racionalización del gasto público, demostrando su compromiso con la asignación y uso mesurado de los recursos. En concordancia con dichas políticas y gracias al cumplimiento de las mismas, el Departamento del Atlántico ha ocupado en las los últimos años, los primeros lugares en el Ranking de Desempeño Fiscal, reconocimiento otorgado por el Departamento Nacional de Planeación.

El Modelo de Operación por procesos de la entidad se encuentra diseñado y adoptado. Contiene los procesos y subprocesos necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la entidad.

Se definieron las políticas de administración de riesgos anticorrupción acorde con la Ley 1474 de 2011 y se  encuentra en trámite la suscripción del acto administrativo de adopción. De igual forma se realizó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

 

Subsistema de Control de Gestión

Avances

Se cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo de la entidad, la autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos. Se hace necesario el desarrollo de aplicativos que de forma integrada faciliten la evaluación y seguimiento de los mismos por cada proceso.

Se debe fortalecer el proceso de evaluación de satisfacción de los clientes para todos los procesos, es indispensable que se implementen indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

En la entidad se cuenta con el Manual de Operaciones debidamente adoptado, divulgado y de fácil acceso, el cual contiene la caracterización de los procesos, sus interacciones, procedimientos, roles y responsabilidades de los lideres de cada proceso, los indicadores, mapa de procesos, mapa de riesgos y la estructura organizacional de la Gobernación del Departamento del Atlántico. En el marco de la actualización del MECI se ha programado la revisión y actualización de las caracterizaciones de los procesos vigentes en la entidad y su correspondiente divulgación en todos los niveles, lo anterior con el propósito de reforzar en los servidores públicos su conocimiento y aplicación en el desempeño de sus labores.

Se cuenta con políticas de operación debidamente adoptadas mediante acto administrativo. Existen procedimientos que definen la manera en que actúa la entidad para el cumplimiento de sus fines. Estos procedimientos guardan coherencia con el Modelo de Operación y con el Sistema de Gestión de Calidad. Producto de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI se ha programado la revisión y actualización de los procedimientos formulados acorde con las políticas de operación y los mapas de riesgo de cada proceso.

Se definieron las políticas de administración de riesgos anticorrupción acorde con la Ley 1474 de 2011 y se  encuentra en trámite la suscripción del acto administrativo de adopción. De igual forma se realizó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

La entidad cuenta con la Oficina de Quejas y Control Interno Disciplinario, responsable del trámite de quejas y reclamos de la comunidad. El trámite se encuentra debidamente estandarizado y cuenta con el apoyo de un sistema de información. Existe debilidad en el manejo de las quejas y reclamos recibidos en las distintas dependencias debido a que no hay un flujo adecuado de la información hacia la Oficina de Quejas y Control Disciplinario, estamos en procura de estandarizar y socializar el procedimiento que permita hacer llegar la información correspondiente en forma oportuna al área pertinente.

La Entidad cuenta con sistemas de información adecuados para su funcionamiento los que facilita la captura, procesamiento, administración y distribución de la información lo que ha permitido una mejor y eficaz comunicación con los contribuyentes, usuarios en general, partes interesadas y organismos de control, todo esto conservando las normas relativas a los derechos de autor, evitando así el uso de software ilegal.

Dentro de la estrategia de gobierno en línea se ha logrado un avance de 100% en migración de los  trámites y servicios que se trabajaron en la versión anterior SUIT 2.0 a la nueva versión SUIT 3.0.

Se logró un avance del 97% en el cargue de trámites nuevos en la plataforma, cabe anotar que esto hace parte de la primera fase de trámites la cual consiste en levantamiento de información y cargue a la plataforma de SUIT 3.0.

Se habilitó la aplicación de  “Contratos y Pagos”, que facilita la gestión del historial de contratos de los ciudadanos con la entidad, permitiéndole consultar de manera rápida y segura la información no solo de sus contratos actuales, sino de los que ha contraído con el departamento en el tiempo.

La Secretaría de informática y telecomunicaciones de la Gobernación del Atlántico, implementó los servicios para obtener el  Certificado de Nomenclatura en 9 municipios y el Certificado de Paz y salvo del predial en 4 municipios, estos aplicativos están en ambiente web y de forma gratuita para los ciudadanos del departamento.

Se ha racionalizado el trámite de impuesto  de vehículo implementando la aplicación en ambiente web, lo que permite consultas on line y una mejor interacción con los contribuyentes.

 

Subsistema de Control  de Evaluación

Dificultades

La entidad ha suscrito planes de mejoramiento institucionales a los cuales la Secretaría de Control Interno les ha venido haciendo seguimiento en su ejecución. Se debe lograr que estos planes sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad.

Persiste la debilidad en la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho. Así mismo, se mantiene la necesidad de alinear los resultados de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios con los resultados de la gestión lograda en cada una de las dependencias de la Gobernación.

Avances

La entidad cuenta en su estructura organizacional con la Secretaría de Control Interno, dependencia conformada por profesionales de diversas disciplinas y responsables de la evaluación independiente de la organización.

El Comité de Sostenibilidad Contable ha tomado determinaciones y formulado recomendaciones con base en las debilidades detectadas en los Informes de Control Interno Contable, se adelantaron acciones a efectos de depurar la información contable, así, como implementar los controles necesarios para mejorar la calidad de la información.

Existen planes de mejoramiento por procesos concertados entre las dependencias y la Secretaría de Control Interno. Se ha realizado el seguimiento al 100% de los planes suscritos con esta dependencia a la fecha de corte del presente informe. Actualmente acaban de suscribirse planes de mejoramiento los cuales serán objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno.

Existen planes de mejoramiento institucionales suscritos con la Contraloría General del Departamento del Atlántico como resultado del seguimiento realizado a la Secretaria de Agua Potable y a la Secretaría de Educación.  Dichos planes de mejoramiento serán objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno.

La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.

Recomendaciones

Dar una mayor dinámica a la elaboración y seguimiento de los planes de manejo de riesgo y de las políticas de Administración de Riesgos, buscando mayor cobertura sobre las actividades de los procesos. Mejorar los mecanismos de seguimiento y medición de la efectividad de los controles.

 

Si bien es cierto que la responsabilidad con respecto al desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad  es de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, es importante que la alta dirección asuma la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad. Hay que tener en cuenta que la Gobernación del Atlántico debe certificar su Sistema de Gestión de Calidad de conformidad con lo previsto en el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Compromiso Social Sobre lo Fundamental”.

La alta dirección juega un papel importante en la implementación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, por lo tanto se hace necesaria su vinculación y apropiación de los conceptos, roles y responsabilidades en el proceso. Por lo tanto, la decisión de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Gobernación del Atlántico debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad y del nivel directivo. En este sentido, el representante legal de la entidad junto con los Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Gerentes y Jefes de oficina, deberán adoptar, implementar y fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno como un mecanismo de autoprotección que les permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes.

Fortalecer el proceso de evaluación de satisfacción de los clientes para todos los procesos, es indispensable que se implementen indicadores de impacto que permitan evaluar el nivel de eficacia de los procesos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.

Consultar original firmado

RAFAEL FAJARDO MOVILLA

Secretario de Control Interno