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Informe Pormenorizado 12 de Noviembre de 2013 a 12 de Marzo de 2014

Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Periodo evaluado: Noviembre 12 de 2013 a Marzo 12 de 2014
Fecha de elaboración: 18 de marzo de 2014

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades: Se hace necesario adelantar acciones para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y realizar un mayor esfuerzo en la gestión por procesos, así como también en la generación de estrategias que ayuden a mejorar  la cultura del autocontrol.

Avances: Como estrategia fundamental para el fortalecimiento institucional, en la Gobernación del Departamento del Atlántico contamos con los documentos orientadores de la Gestión Ética, donde se compila los comportamientos éticos y morales de todos y cada uno de los servidores públicos de la administración departamental en su relación con nuestros clientes y grupos de interés.  Dichos documentos han sido adoptados de manera formal mediante actos administrativos (Decreto Nº000094 de 12 de marzo de 2009 que adopta el Código de Buen Gobierno y  Decreto Nº000528 del 25 de Noviembre de 2009 que adopta el Código de Ética). Así mismo, se diseñaron de manera participativa los compromisos éticos para cada dependencia de la entidad los cuales han sido ampliamente divulgados.

Con el propósito de orientar la gestión proba e íntegra de la Gobernación del Departamento del Atlántico y la toma de decisiones de todos los servidores,  se diseñó el taller “Comunicación efectiva, pilar fundamental de la cultura organizacional” creando espacios de integración donde los funcionarios de una manera vivencial interiorizaran los valores contemplados en los códigos. En la vigencia 2013, se realizaron 4 jornadas éticas, las cuales contaron con una asistencia de 97 funcionarios y donde participo de una manera comprometida el nivel directivo de la entidad. Esta experiencia les permitió conocer, reflexionar e interiorizar los conceptos básicos del proceso comunicativo, enmarcados en el compendio de valores Institucionales y de esa manera, aumentar sus niveles de productividad técnica y humana, contribuyendo solidaria y efectivamente al fortalecimiento de la organización. En el mismo sentido, se brindo a los funcionarios pautas y habilidades para la conformación de nuevos repertorios conductuales, que contribuyan óptimamente en la organización desde una óptica humana y efectivamente Ética y generen la confianza necesaria por parte de la ciudadanía en general.

La alta dirección de la entidad se encuentra comprometida con la definición de los planes, programas y proyectos que permiten el cumplimiento de las funciones que la Constitución le asigna.

La  Gobernación del Departamento del Atlántico ha conformado un Grupo de Agentes de Cambio en MECI, debidamente capacitado y comprometido con la implementación del Sistema, de igual forma existe un grupo de funcionarios encargados de impulsar el proceso de Gestión Ética, desarrollando estrategias y acciones que favorezcan el fortalecimiento de la cultura organizacional y generen compromiso por parte de los funcionarios con el cumplimiento de las metas institucionales.

La entidad cuenta con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, actualizado mediante Decretos 000500 y 000846 de 2013 en los que se definen las responsabilidades de cada cargo de la planta de personal.

El área de Talento humano ha  establecido los procedimientos para la inducción, reinducción, incentivos, capacitación, bienestar social y evaluación del desempeño de los funcionarios de la entidad, los cuales se encuentran adoptados mediante acto administrativo.

La estructura organizacional basa su funcionamiento en una planta de personal global, la cual permite la rotación del personal de acuerdo con las necesidades de cada dependencia y de acuerdo con las competencias requeridas para el ejercicio de cada cargo.

Con base en el Plan de Desarrollo 2012 – 2015  “Compromiso Social Sobre lo Fundamental” se definen los planes de acción para cada vigencia los cuales se construyen de manera participativa en cada dependencia, garantizando el conocimiento de los mismos por parte de los responsables de cada actividad.

La entidad cuenta con políticas vigentes en materia de austeridad y racionalización del gasto público, demostrando su compromiso con la asignación y uso mesurado de los recursos. En concordancia con dichas políticas y gracias al cumplimiento de las mismas, el Departamento del Atlántico ha ocupado en las los últimos años, los primeros lugares en el Ranking de Desempeño Fiscal, reconocimiento otorgado por el Departamento Nacional de Planeación.

El Modelo de Operación por procesos de la entidad se encuentra diseñado y adoptado. Contiene los procesos y subprocesos necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la entidad.

Se definieron las políticas de administración de riesgos anticorrupción acorde con la Ley 1474 de 2011 y se  encuentra en trámite la suscripción del acto administrativo de adopción. De igual forma se realizó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
 
Se cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo de la entidad. Con una periodicidad trimestral la Secretaría de Planeación hace el seguimiento por dependencia al cumplimiento de metas establecidas para los programas y proyectos.

Subsistema de Control de Gestión

Avances: Se cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo de la entidad, la autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.

En la entidad se cuenta con el Manual de Operaciones debidamente adoptado, divulgado y de fácil acceso, el cual contiene la caracterización de los procesos, sus interacciones, procedimientos, roles y responsabilidades de los lideres de cada proceso, los indicadores, mapa de procesos, mapa de riesgos y la estructura organizacional de la Gobernación del Departamento del Atlántico.

Se cuenta con políticas de operación debidamente adoptadas mediante acto administrativo. Existen procedimientos que definen la manera en que actúa la entidad para el cumplimiento de sus fines. Estos procedimientos guardan coherencia con el Modelo de Operación y con el Sistema de Gestión de Calidad.

Se definieron las políticas de administración de riesgos anticorrupción acorde con la Ley 1474 de 2011 y se  encuentra en trámite la suscripción del acto administrativo de adopción. De igual forma se realizó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Se realizaron las reuniones periódicas del equipo MECI para la actualización de los Mapas de Riesgo  y de las Políticas de Administración de Riesgo de los procesos de la entidad. En cada dependencia los agentes de cambio son los responsables de la aplicación de la metodología vigente dispuesta por el DAFP para el levantamiento de los mapas de riesgo.

La Secretaría de Control Interno elaboro el Programa Anual de Auditorias el cual fue socializado y aprobado con el nivel directivo de la entidad y ejecutado en un 100%.

La entidad cuenta con la Oficina de Quejas y Control Interno Disciplinario, responsable del trámite de quejas y reclamos de la comunidad. El trámite se encuentra debidamente estandarizado y cuenta con el apoyo de un sistema de información.

La Entidad cuenta con sistemas de información adecuados para su funcionamiento los que facilita la captura, procesamiento, administración y distribución de la información lo que ha permitido una mejor y eficaz comunicación con los contribuyentes, usuarios en general, partes interesadas y organismos de control.

Se elaboro el inventario de trámites bajo la plataforma SUIT 2.0 y se logro consolidar y subir la información de los trámites de la entidad al aplicativo de Gobierno en Línea. En estos momentos se adelanta la recolección de la totalidad de los trámites para subirlos a la nueva plataforma SUIT 3.0.

En cumplimiento de la estrategia Gobierno en línea se adelantó la construcción de las aplicaciones que permitirán automatizar los servicios ofertados por la Gobernación del Atlántico  tanto al interior de la entidad como hacia la ciudadanía. Se establecieron los lineamientos para la política de seguridad de la información y la política de cero papel y se escogieron los líderes para cada proceso. 

La entidad adelanto la actualización de las Tablas de Retención Documental de acuerdo con las recomendaciones del Archivo General de la Nación y se está a la espera de su aprobación.

Subsistema de Control de Evaluación

Dificultades: No obstante se tienen planes de mejoramiento institucionales, a los cuales la Secretaría de Control Interno les ha venido haciendo seguimiento en su ejecución. Se debe lograr que estos planes sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad.

Debilidad en la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.

Se mantiene la necesidad de alinear los resultados de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios con los resultados de la gestión lograda en cada una de las dependencias de la Gobernación.

Avances: La entidad cuenta en su estructura organizacional con la Secretaría de Control Interno, dependencia conformada por profesionales de diversas disciplinas y responsables de la evaluación independiente de la organización.

El Comité de Sostenibilidad Contable ha tomado determinaciones y formulado recomendaciones con base en las debilidades detectadas en los Informes de Control Interno Contable, se adelantaron acciones a efectos de depurar la información contable, así, como implementar los controles necesarios para mejorar la calidad de la información.

Existen planes de mejoramiento por procesos concertados entre las dependencias y la Secretaría de Control Interno. Se ha realizado el seguimiento al 100% de los planes suscritos con esta dependencia a la fecha de corte del presente informe. Actualmente acaban de suscribirse planes de mejoramiento los cuales serán objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno.

Existen planes de mejoramiento institucionales suscritos con la Contraloría General del Departamento del Atlántico como resultado del seguimiento a los programas: Atlántico Bilingüe, Atlántico Digital y Seguridad Alimentaria a los cuales la Secretaría de Control Interno  ha hecho seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejora planteadas en cada plan.

La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.

Recomendaciones

Dar una mayor dinámica a la elaboración y seguimiento de los planes de manejo de riesgo y de las políticas de Administración de Riesgos, buscando mayor cobertura sobre las actividades de los procesos. Mejorar los mecanismos de seguimiento y medición de la efectividad de los controles.

Es importante que la alta dirección asuma la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad. Hay que tener en cuenta que para la vigencia 2014 se Gobernación del Atlántico debe certificar su Sistema de Gestión de Calidad de conformidad con lo previsto en el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Compromiso Social Sobre lo Fundamental”.

Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.

Consultar documento firmado


RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Secretario de Control Interno