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Informe Pormenorizado 12 de Julio a 12 de Noviembre de 2013

Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Periodo evaluado: 12 de Julio a 12 de Noviembre de 2013
Fecha de elaboración: 16 de julio de 2013

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades: Se hace necesario realizar un mayor esfuerzo en la gestión por procesos, lo cual implica que se adelanten las acciones necesarias para implementación del Sistema de Gestión de Calidad, así como también en la generación de la cultura del autocontrol en la entidad.

Avances: La Gobernación del Atlántico cuenta con los documentos orientadores de la gestión ética (Código de Buen Gobierno y Código de Ética) con los cuales se busca promover una cultura de integralidad y eficiencia en el desempeño de nuestras funciones como servidores públicos, demostrando con sus acciones responsabilidad y compromiso con los objetivos propuestos. Se han diseñado una serie de talleres dirigidos a los funcionarios de la entidad para promover un personal con mejores competencias comportamentales y de esta manera generar un efecto positivo en el servicio a la comunidad.

Se ha conformado un Grupo de Agentes de Cambio en ética, quienes impulsan el desarrollo de estrategias y acciones para el mejoramiento de la gestión ética en cada una de las dependencias de la entidad.

Mediante Decreto 000846 de 2013  se actualizó el Manual Especifico de Funciones y Competencias, por medio del cual se adicionan los empleos correspondientes a los nivele profesional, técnico y asistencias de la planta de personal global de la Gobernación.

Mediante Resolución 000038 de abril 15 de 2013 se aprobó el Plan Institucional de Capacitación, en el cual se consignó las necesidades y requerimientos de formación y capacitación establecidas por los funcionarios a través de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo. A la fecha se cumplió con el 100% de las actividades programadas donde los temas con mayor participación fueron GESTION DEL TALENTO HUMANO y el taller INNOVACION GERENCIAL Y BUEN GOBIERNO realizados por la Escuela Superior de Administración Pública –ESAP-.

Se tienen establecidas las políticas de Bienestar Social a través de acto administrativo.

Los procedimientos para el desarrollo del talento humano se encuentran publicados en la Intranet de la entidad a disposición de los funcionarios.

La entidad cuenta con políticas vigentes en materia de austeridad y racionalización del gasto público, demostrando su compromiso con la asignación y uso mesurado de los recursos.

El plan de desarrollo de la entidad se difundió a todos los funcionarios de la entidad a través de correo electrónico y la Intranet de la entidad. Así mismo, los planes de acción son definidos de manera participativa en cada dependencia de la entidad, garantizando el conocimiento de los mismos por parte de los responsables de cada actividad.

El Modelo de Operación por procesos de la entidad se encuentra diseñado y adoptado. Contiene los procesos y subprocesos necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la entidad

La estructura organizacional basa su funcionamiento en una planta de personal global, la cual permite la rotación del personal de acuerdo con las necesidades de cada dependencia y de acuerdo con las competencias requeridas para el ejercicio de cada cargo.

Se definieron las políticas de administración de riesgos anticorrupción acorde con la Ley 1474 de 2011 y se  encuentra en trámite la suscripción del acto administrativo de adopción. De igual forma se realizó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
 
Existen indicadores para los planes, programas y proyectos de la entidad. Así mismo se han definido los indicadores por procesos.

Subsistema de Control de Gestión

Avances: Se cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo de la entidad y para los programas y proyectos que lo componen. Trimestralmente cada dependencia envía a la Secretaría de Planeación los avances en la ejecución del plan de acción.

Se cuenta con políticas de operación debidamente adoptadas mediante acto administrativo.

Existen procedimientos que definen la manera en que actúa la entidad para el cumplimiento de sus fines. Estos procedimientos guardan coherencia con el Modelo de Operación y con el Sistema de Gestión de Calidad.

La entidad cuenta con la Oficina de Quejas y Control Interno Disciplinario, responsable del trámite de quejas y reclamos de la comunidad. El trámite se encuentra debidamente estandarizado y cuenta con el apoyo de un sistema de información.

La Entidad cuenta con sistemas de información adecuados para su funcionamiento y que han permitido una mejor y eficaz comunicación con los contribuyentes, usuarios en general, partes interesadas y organismos de control.

Se elaboro el inventario de trámites bajo la plataforma SUIT 2.0 y se logro consolidar y subir la información de los trámites de la entidad al aplicativo de Gobierno en Línea. En estos momentos se adelanta la recolección de la totalidad de los trámites para subirlos a la nueva plataforma SUIT 3.0.

En cumplimiento de la estrategia Gobierno en línea se adelantó la construcción de las aplicaciones que permitirán automatizar los servicios ofertados por la Gobernación del Atlántico  tanto al interior de la entidad como hacia la ciudadanía. Se establecieron los lineamientos para la política de seguridad de la información y la política de cero papel y se escogieron los líderes para cada proceso. 

La entidad está realizando la actualización de las Tablas de Retención Documental de acuerdo con las recomendaciones del Archivo General de la Nación.

Subsistema de Control  de Evaluación

Dificultades: No obstante se tienen planes de mejoramiento institucionales, a los cuales la Secretaría de Control Interno les ha venido haciendo seguimiento en su ejecución. Se debe lograr que estos planes sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad.

Avances: La entidad cuenta en su estructura organizacional con la Secretaría de Control Interno, dependencia conformada por profesionales de diversas disciplinas y responsables de la evaluación independiente de la organización.

El Comité de Sostenibilidad Contable ha tomado determinaciones y formulado recomendaciones con base en las debilidades detectadas en los Informes de Control Interno Contable, se adelantaron acciones a efectos de depurar la información contable, así, como implementar los controles necesarios para mejorar la calidad de la información.

Existen planes de mejoramiento por procesos concertados entre las dependencias y la Secretaría de Control Interno. Se ha realizado el seguimiento al 100% de los planes suscritos con esta dependencia a la fecha de corte del presente informe. Actualmente acaban de suscribirse planes de mejoramiento a los siguientes procesos:

• Revisiones periódicas de obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados de la Secretaría del Interior.
• Plan Departamental de Agua POA vigencia 2011-2012.
• Manejo de caja menor Secretaría de Educación.
• Proceso de liquidación y recaudo de la Estampilla Pro Desarrollo e Impuesto de Registro del Departamento.
• Revisiones periódicas de obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados de la Secretaría de Infraestructura.

Dichos planes serán objeto de seguimiento según las fechas de cumplimiento establecidas para cada uno.

Existen planes de mejoramiento institucionales suscritos con la Contraloría General del Departamento del Atlántico como resultado del seguimiento a los programas: Atlántico Bilingüe, Atlántico Digital y Seguridad Alimentaria a los cuales la Secretaría de Control Interno  ha hecho seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejora planteadas en cada plan.

La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.

Recomendaciones

Dar una mayor dinámica a la elaboración y seguimiento de los planes de manejo de riesgo y de las políticas de Administración de Riesgos, buscando mayor cobertura sobre las actividades de los procesos. Mejorar los mecanismos de seguimiento y medición de la efectividad de los controles.

Es importante que la alta dirección asuma la constante actualización de procesos y procedimientos, de manera que se cumpla con el ciclo de mejoramiento continuo que promueve el Sistema de Gestión de Calidad. Hay que tener en cuenta que para la vigencia 2014 se Gobernación del Atlántico debe certificar su Sistema de Gestión de Calidad de conformidad con lo previsto en el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Compromiso Social Sobre lo Fundamental”.
Alinear los resultados de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios con los resultados de la gestión lograda en cada una de las dependencias de la Gobernación.
Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.

Consultar documento firmado. 

 

RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Secretario de Control Interno