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Informe Pormenorizado 12 de marzo a 12 de julio de 2013

Jefe de Control Interno: RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Periodo evaluado: 12 de marzo a 12 de julio de 2013
Fecha de elaboración: 16 de julio de 2013

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades: Es necesario un mayor esfuerzo en la gestión por procesos, así como también en la generación de la cultura del autocontrol.

Avances: La Gobernación cuenta con el Código de Ética, a través del cual se pretende que los servidores públicos se actúen con rectitud, transparencia y legalidad en sus relaciones con la comunidad y con los asuntos propios del que hacer institucional, demostrando respeto hacia los compromisos y responsabilidades adquiridas y promoviendo el logro de los objetivos personales e institucionales. Se considera de vital importancia darle continuidad al proceso de interiorización, a través de actividades que permitan reforzar los principios y valores de la Entidad en su cultura organizacional, teniendo en cuenta políticas gubernamentales como la Transparencia y Anticorrupción – Ley 1474 de 2011.

La entidad gestiona el desarrollo del Talento Humano, de manera articulada con los demás procesos de gestión de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas de Capacitación, Bienestar Social; y Salud Ocupacional acordes a las necesidades de los servidores.

La Alta Dirección demuestra un fuerte compromiso en el ejercicio de la planeación institucional y el cumplimiento de los objetivos propuestos, se realizan reuniones permanentes y coordinadas con cada área, en donde se establecen los diferentes proyectos a desarrollar, los recursos de funcionamiento o inversión atribuibles a cada uno de ellos y los respectivos cronogramas de ejecución. Se generan espacios para el seguimiento en el cumplimiento de las metas establecidas por las diferentes áreas de la entidad.

La entidad ha basado su gestión en la definición de planes, programas y proyectos, en cumplimiento de la normatividad vigente.

La alta dirección de la entidad lidera la definición de los planes, programas y proyectos para el cumplimiento de las funciones que la Constitución le asigna.

La entidad cuenta con el documento “Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”; el cual fue publicado con el mapa de riesgos de corrupción el 30 de abril de 2013 en la página Web del Departamento.

Subsistema de Control de Gestión

Dificultades: No existe formalmente un procedimiento que permita evidenciar los mecanismos de recepción y tramite de sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores de la entidad.

Un aspecto importante en el proceso de comunicación con el cliente consiste en la evaluación de los servicios por parte de los usuarios. Se necesita la adopción y aplicación de un instrumento de medición que nos permita evaluar la percepción del cliente en cuanto a los conocimientos, la claridad del servidor, tiempo de respuesta y actitud y disposición del funcionario que los atendió.

Existen debilidades en los mecanismos de autoevaluación de los controles en cada proceso.

Avances: La Entidad ha venido trabajando en la revisión y fortalecimiento de sus procesos, procedimientos y formatos para lograr el cumplimiento de la gestión institucional y el mejoramiento continuo.

Se han programado las acciones para realizar la clasificación y evaluación de los controles de los procesos teniendo como base el mapa de riesgos.

Se cuenta con indicadores para la evaluación del Plan de Desarrollo de la entidad y para los programas y proyectos que lo componen.

En virtud del apoyo institucional a los municipios la Secretaría de Control Interno ha llevado a cabo jornadas de capacitación para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en los diferentes entes territoriales.

Se ha consolidado los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseño de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos y Actividades de Control, asegurando que contenga todos los aspectos necesarios para dirigir las operaciones de la entidad hacia el logro de sus objetivos.

La Entidad cuenta con canales de información virtual, los cuales permiten la interacción con los usuarios para la rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas y la validación de los instrumentos, entre otras.  Se ha venido trabajando en la optimización de la página web y en la actualización del portafolio de productos y servicios de la Gobernación, se ha avanzado con la determinación de los productos y servicios que deben incluirse en dicho portafolio.

Existen procedimientos que definen la manera en que actúa la entidad para el cumplimiento de sus fines. Estos procedimientos guardan coherencia con el Modelo de Operación y con el Sistema de Gestión de Calidad.

Se completo la elaboración de las Tablas de Retención Documental, las cuales fueron enviadas al Archivo General de la Nación para su revisión. Actualmente se está trabajando en recomendaciones puntuales presentadas en el concepto técnico emitido por el AGN. Una vez terminados los ajustes serán enviadas nuevamente para su aprobación.

Subsistema de Control  de Evaluación

Dificultades: No obstante se tienen planes de mejoramiento institucionales, se debe lograr que estos sean diseñados no sólo con base en las evaluaciones de los entes de control externo sino también como resultado de procesos de autoevaluación de la entidad.

Avances: Existen cronogramas de trabajo por procesos con los miembros del equipo MECI en  las dependencias.

La autoevaluación de la gestión se realiza trimestralmente a través de la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos de cada área organizacional. Esta autoevaluación permite tener elementos de juicio para la toma de decisiones respecto a los planes de acción definidos.

En cumplimiento al Programa de Auditorías 2013, la Oficina de Control Interno realizó en los meses de marzo, abril, mayo y junio, las auditorías planteadas en dicho documento.

Se mantiene como política institucional la generación de planes de mejoramiento para cada una de las formas de evaluación que dispone el MECI.

La oficina de Control Interno ha realizado seguimiento a los planes de mejoramiento producto de auditorías internas. Así mismo están en proceso de perfeccionamiento los planes de mejoramiento de los procesos auditados en el último trimestre.

En cuanto a los planes de mejoramiento individual, se recomienda establecer una política de operaciones al respecto, que genere la suscripción de estos planes en paralelo con la concertación de objetivos laborales, previa entrega de la evaluación del desempeño del período inmediatamente anterior.

Recomendaciones: Dar una mayor dinámica a la actualización de los mapas y las políticas de Administración de Riesgos, buscando mayor cobertura sobre las actividades de los procesos.

Mejorar los mecanismos de seguimiento y medición de la efectividad de los controles.

Impulsar la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento individuales, como resultado de las evaluaciones de desempeño, las cuales son responsabilidad de cada Secretario de Despacho.

Fortalecimiento continuo en el tema de la Gestión Ética institucional. 

Consultar documento firmado.


RAFAEL FAJARDO MOVILLA
Secretario de Control Interno